Архив отказал в выдаче документов. Что делать?

[потомок (из ВГД)]

Недавно я получил отказ в Ростовском архиве (ГАРО) по запросу о выдаче мне документов, касающихся моих предков (прадеда и прапрадеда). Причина отказа - "ветхость" и "россыпь". Причем я действовал и самостоятельно, и через ростовскую фирму, оказывающую услуги по поиску документов в архивах. Было сказано этой фирмой, что документы могут выдать позднее, когда они будут приведены в порядок. Но срок этот может быть равен бесконечности, то есть я никогда возможно их и не получу. У них есть бюджет для приведения в порядок документов, но бюджет естественно, мал и до документов моих предков у них неизвестно когда дойдут руки.

 

Сталкивался ли кто-нибудь с такой ситуацией и есть ли какие-то варианты действий, ведущие к получению искомой информации?

[Andko]

Документы действительно бывают очень ветхие.
У меня был случай, когда запрошенный мною документ был в таком состоянии,
что его не выдавали для работы даже сотрудникам архива.
Увы, это не редкость.
Остается надеяться, что в обозримом будущем искомый документ все же отреставрируют.
Недели 2-3 назад сам Президент России высказался о необходимости помощи архивам и библиотекам. Поэтому шанс есть.
Другой вариант - поиск нужной инфы по другим источникам. Судя по состоянию дел, Вы ищите информацию явно дореволюционного периода. И тут, если недоступны метрические книги, имеет смысл посмотреть исповедные ведомости, подворовые книги, ревизии и т.д.
Главное - не унывать!!!

[ИринаФМ]

потомок (из ВГД)
Помнится мне, что как-то там, из чего Вы :) (извините, но такого прикола я не ожидала, честно, над ником смеялась минут пять. Какая разница, на каких еще сайта Вы бываете? ) была тема, как одной даме предложили оплатить реставрацию книги пополам с архивом. Кажется, дело было в Питере, года 2 назад, и заплатить ей предложили около 10 тыс.руб. (могу путать сумму). Не уверена, что такое возможно в Ростове, и тем более не пытаюсь узнать Ваше материальное положение, но вот был и такой случай.

[galinaS]

потомок (из ВГД)
Есть и еще вариант: попытаться заказать архиву справку о сведениях из этих документов, оговорив полноту их представления. Известно же, как архивисты любят выдавать усеченную информацию. Вдруг сработает.

[потомок (из ВГД)]

Да, Andko, прадед и прапрадед - это 19 век, и 20-й. Один документ 1884г. (послужной список), другой - 1903 (о выдаче свидетельства о дворянском происхождении). Их мне как раз не хватает для выстраивания своей донской родословной до середины 18 века (остальное уже есть у Карягина в его брошюрах по донским казачьим родам). Но я действительно нашел подтверждения родовых связей в других источниках. Да и поиск еще не закончил. Но я настырный, поэтому просто так не сдамся. Ищу возможности все же дожать ГАРО на предмет выдачи (или хотя бы узнать их содержание).

 

IrinaFM, рад что Вас рассмешил. Под этим ником я зарегистрировался в ВГД, а здесь его уже кто-то занял, вот и пришлось приписать ЭТО. Насчет заплатить - это можно. Я сразу же сказал об этом упомянутой фирме (имеющей, как она говорит, неплохие контакты в ГАРО), но услышал в ответ слова про бюджетные средства на реставрацию. То есть понимания не встретил. Я так понял, что приговор (выдавать-невыдавать) выносит один человек, непосредственно взглянувший на папку и решивший ее не трогать. А возможно им легче написать отказ, чем копаться в дальнем плохо освещенном углу. А может у кого-то радикулит и ему труднее наклониться, чем написать "не выдавать по причине ветхости".

 

galinaS Я немного не понял, как тогда должен выглядеть заказ на справку с упором на ее полноту? Я вот заказал с десяток различных документов в ГАРО. Указав просто номера фонда, папки, описи, то есть того что требуется. Если Вам известны какие-то волшебные слова, заставляющие работника фонда работать на совесть, то скажите их пожалуйста.

[galinaS]

galinaS Я немного не понял, как тогда должен выглядеть заказ на справку с упором на ее полноту? Я вот заказал с десяток различных документов в ГАРО. Указав просто номера фонда, папки, описи, то есть того что требуется. Если Вам известны какие-то волшебные слова, заставляющие работника фонда работать на совесть, то скажите их пожалуйста.

Никаких особенных слов я не знаю. Но можно заказать копирование нужных документов в полном объеме, без сокращений.
Правда, сколько это будет стоить...

[потомок (из ВГД)]

Никаких особенных слов я не знаю. Но можно заказать копирование нужных документов в полном объеме, без сокращений.
Правда, сколько это будет стоить...

 

Да, на всякий случай такие слова лучше добавлять. А стоить это будет столько же, так как почти все искомые документы согласно картотеке на 1-2 страницах. Только проблема не в сокращении текста (я кстати просил их сфотографировать), а в отказе дать документы.

[galinaS]

Только проблема не в сокращении текста (я кстати просил их сфотографировать), а в отказе дать документы.

Еще раз! Иногда архивы не выдают документы исследователям, но выполняют заказы сами по запросам по тем же самым документам.

[потомок (из ВГД)]

Еще раз! Иногда архивы не выдают документы исследователям, но выполняют заказы сами по запросам по тем же самым документам.

 

То есть исследователи просят предоставить им документы даром и получают отказ, и в то же время платные заказы выполняются по тем же самым документам? Так я как раз не даром просил, а за деньги. Нанял для этого соответствующую "фирму", деньги им перевел согласно их тарифам. Или Вы хотите сказать, что фирма с меня берет деньги, а сама пытается получить их в архиве даром? Это врят ли. Тогда чистый обман с их стороны получается, который легко проверить. Но я еще (на всякий случай) продублировал их усилия своим личным заказом, где просил сказать сколько стоит и дать реквизиты для перевода. Ответа пока нет.

[Юлия Стриганова]

Вариантов действительно несколько.
1. Документ выдают в исключительном порядке на один день, т. е сегодня выдали, сегодня и сдал. Разрешение может выдать как начальник чит. зала, так и директор. У меян была пара таких случаев в Тюменском госархиве и РГАДА.

 

2. Отправить запрос по почте или написать заявление на имя директора с запросом о поиске сведений из документов не предоставляемых исследователям по причине ветхости. Это то, о чем пишет Галина. Практика известная. Например, Свердловский госархив давно "закрыл" метрические книги из-за ветхости, исследователям их не видят уже несколько лет, но письменные запросы по ним исполняются. Тоже самое второй год в Тобольском архиве. Закрыты почти все фонды содержащие генеалогическую информацию (метрички, ревизии, переписи и др.), по причине оцифровки (официальная версия). Но письменные запросы по всем этим источникам исполняются.

 

3. Найти архивиста из этого архива, который согласится за денежку (или по знакомству) посмотреть то, что нужно. Из личного опыта - Тобольский архив, делают так и в РГАДА.

 

4. То о чем Ирина написала. Предложить оплатить полностью или частично реставрацию документа. Здесь, увы, опыта не было.

[потомок (из ВГД)]

Вариантов действительно несколько.
1. Документ выдают в исключительном порядке на один день, т. е сегодня выдали, сегодня и сдал. Разрешение может выдать как начальник чит. зала, так и директор. У меян была пара таких случаев в Тюменском госархиве и РГАДА.

 

2. Отправить запрос по почте или написать заявление на имя директора с запросом о поиске сведений из документов не предоставляемых исследователям по причине ветхости. Это то, о чем пишет Галина. Практика известная. Например, Свердловский госархив давно "закрыл" метрические книги из-за ветхости, исследователям их не видят уже несколько лет, но письменные запросы по ним исполняются. Тоже самое второй год в Тобольском архиве. Закрыты почти все фонды содержащие генеалогическую информацию (метрички, ревизии, переписи и др.), по причине оцифровки (официальная версия). Но письменные запросы по всем этим источникам исполняются.

 

3. Найти архивиста из этого архива, который согласится за денежку (или по знакомству) посмотреть то, что нужно. Из личного опыта - Тобольский архив, делают так и в РГАДА.

 

4. То о чем Ирина написала. Предложить оплатить полностью или частично реставрацию документа. Здесь, увы, опыта не было.

 

Спасибо, Юлия, за объяснение.
1. Вариант предполагает перемещение из Москвы в Ростов на несколько дней. Это уже недешево получается (дорога-гостиница). Я для того и нанял местную фирму, чтоб самому не ходить. Хотя на крайний случай, если эти отказы примут системный характер, не исключаю.
2. Запрос уже отправил по факсу. Проверил телефонным звонком получение и через неделю еще раз спросил как дела. Обычный личный запрос о копировании документов о предках согласно списку. С просьбой сказать сколько стоит и куда платить. Жду ответа уже 20 дней. Но параллельно через местную нанятую фирму дал запрос только на два самых важных документа. Они мне и ответили более оперативно, что им отказали несмотря на личные связи в архиве. Кстати, я не понял термин "исследователь" и чем он отличается от любого иного лица (физ и юр-лица), обратившегося за тем или иным документом в архив. Разве "исследователю" предоставляют документы бесплатно? И какое "удостоверение" он при этом показывает?
3. Найти такого архивиста в Ростове хочу, но не знаю как. В голову приходят только мысли об организации звонка "сверху" от московского начальства. Неужели меня доведут до такого?
4. Предложил сразу, но через эту "фирму". Ответ отрицательный. Почему - не понимаю.

 

А может фирма не та? Но я у них по рекомендации, у них и свой сайт есть. И манеры обходительные. И цены....

[ИринаФМ]

Да при чем тут "фирма"? Тем более большинство из нас прекрасно знают, о ком идет речь Вы, кажется не понимаете главное: все, кто работает в читальном зале - частники, исследователи, "от фирмы" - это всего лишь посетители читального зала. И документы туда, кстати, чаще всего выдаются бесплатно (не во всех архивах! Про Ростов не знаю!). Так вот, Ваш запрос письмом - нечто официальное, на что они обязаны ответить, и, как правило, при этом отвечают по всем документам, вне зависимости от состояния, если только они и правда не в прах рассыпались. А "фирма", даже если у них договор с архивом - посетители читального зала, и им ветхое дело не выдадут.

[Юлия Стриганова]

Насколько мне известно, отношение архивов с фирмами, мягко скажем, натянутые. Задача архивистов - это хранение документов, а не предоставление их для зарабатывания денег. Поскольку архив испытывает большие финансовые и кадровые трудности, то вынужден идти на соглашение.
"Исследователями" архивисты называют посетителей читального зала. А обратившихся с письменным запросом "гражданами" 20 дней - это не много. Запросы рассматриваются в порядке очереди. Их много обычно.

[потомок (из ВГД)]

Да при чем тут "фирма"? Тем более большинство из нас прекрасно знают, о ком идет речь Вы, кажется не понимаете главное: все, кто работает в читальном зале - частники, исследователи, "от фирмы" - это всего лишь посетители читального зала. И документы туда, кстати, чаще всего выдаются бесплатно (не во всех архивах! Про Ростов не знаю!). Так вот, Ваш запрос письмом - нечто официальное, на что они обязаны ответить, и, как правило, при этом отвечают по всем документам, вне зависимости от состояния, если только они и правда не в прах рассыпались. А "фирма", даже если у них договор с архивом - посетители читального зала, и им ветхое дело не выдадут.

 

В читальный зал ГАРО никогда не приходил, но по телефону мне сказали, что выдача документа в зал стоит кажется 150 руб за каждый. Я правда не понял, зачем (кому?) его выдавать в зал, если я заказал копирование его самим работникам архива. Понял лишь их намерение заработать. Вашу мысль про бесплатную выдачу любому желающему документов архива, стоит ему прийти в читальный зал, а не послать факс, понял. Очень рад за местных жителей и сочувствую приезжим. Но разве при очной явке в архив желающего он не подает точно такой же официальный письменный запрос? В Ростове даже при очной явке документы выдают не сразу, а спустя три дня. То есть визит в город может затянуться и влететь в копеечку. Но если общая норма для всех госархивов - выдача документов по запросу (очному и заочному) бесплатно, то взимание платы за то, что должно предоставляться бесплатно, выглядит незаконно. Правда, я слышал, что это касалось только родственников и при единичных визитах физлиц. При регулярном посещении архива одним и тем же лицом (физ или юрлицом неважно) видимо возникает подозрение в коммерческих намерениях визитера и он получает под любым предлогом отказ. Про "договор" между "фирмой" и архивом - мысль интересная, но спорная, так как я предполагаю, что архивам закон запрещает заниматься коммерческой деятельностью. Кстати, что мешает "фирме", искушенной во всех деталях и знающих, что их "неласково" встретят отказом, послать письменный запрос по факсу, на который архив по Вашей мысли практически обязан ответить "да" (если документы не "в прах рассыпались")?

[потомок (из ВГД)]

Насколько мне известно, отношение архивов с фирмами, мягко скажем, натянутые. Задача архивистов - это хранение документов, а не предоставление их для зарабатывания денег. Поскольку архив испытывает большие финансовые и кадровые трудности, то вынужден идти на соглашение.
"Исследователями" архивисты называют посетителей читального зала. А обратившихся с письменным запросом "гражданами" 20 дней - это не много. Запросы рассматриваются в порядке очереди. Их много обычно.

 

Полностью с Вами согласен. Хотя интересно знать, кто придумал эту разницу между "гражданами" и "исследователями"? Эти "понятия" архивистов опять же крайне сомнительны с точки зрения закона. Неужели какому-то случайному посетителю выдают документы без официальной заявки с его стороны, быстро и бесплатно?! А пославшего факс мурыжат минимум месяц, ставят в очередь последним и еще денег требуют? За что такая несправедливость?

[ИринаФМ]

1. Каждый архив устанавливает СВОИ правила. Выдача дела в читальный зал может быть платной и бесплатной, где как. Это никак не связано с местом жительства посетителя читального зала.
2. При заказе на копирование выдача дела ВСЕГДА платная (вернее - я ни разу не слышала о бесплатной выдаче на копирование). Обычно это самая крупная сумма из всего заказа, стоимость копирования листа в данном случае оказывается значительно ниже.
3. Документы в читальный зал в день приезда выдаются крайне мало где. 3 дня - хороший срок, иногда ожидать надо 2 недели.
4. Договоры между государственными и коммерческими предприятиями не запрещены законом.
5. Архив никому не обязан отвечать "да", но дать официальный ответ на письменный запрос обязан. Положительный или отрицательный - как повезет. Но по практике - письменное обращение в случае "ветхости" дела эффективнее.
А вообще, пока самостоятельно в архивах не поработаете, рассуждать можно до бесконечности, все равно части нюансов не уловите

[потомок (из ВГД)]

4. Договоры между государственными и коммерческими предприятиями не запрещены законом.
А вообще, пока самостоятельно в архивах не поработаете, рассуждать можно до бесконечности, все равно части нюансов не уловите

 

Спасибо, Ирина. Последняя фраза совершенно справедлива, поэтому закругляюсь. Но замечу, что:
4. Я ведь не о праве на заключение договоров писал (такое право есть вообще у всех), а о праве госучреждения заниматься коммерческой деятельностью. Правда, тогда надо определять разницу между "коммерческой деятельностью" и "оказанием платных услуг населению". Не хотел бы дальше залезать в эти дебри. Очень много букв.

 

Но я обязательно сообщу как резрешится мой вопрос в ГАРО.

[Александрова Галина]

Здравствуйте Потомок..! Дело в том, что у меня был уже тоже опыт работы с ЦИАМ, когда мне отказали в выдаче метрической книги по причине "требуется реставрация". Я сразу спросила, можно ли заказать микроформу (так называется фотокопия документа)? Но мне ответили, что на документы, требующие реставрации, не делают микроформ, и ждать можно до бесконечности, пока отреставрируют документ. Тогда я послала по электронной почте письмо с запросом по установленной форме на предоставление мне выписки из метрической книги. Мое электронной письмо зарегистрировали и приняли к исполнению. Но такой опыт общения у меня был и раньше. Поэтому совет: чтобы не было отказов, послать запрос в произвольной форме или на стандартном бланке запроса (хотя сами архивариусы посоветовали писать в произвольной форме) в архив по обычной почте(а не по факсу, факс скорее свего выкинут) и параллельно можно по электронной почте, зайдя на сайт архива и списать эту информацию. Все писать на имя директора архива. Потом Вам нужно будет через пару дней(если это электронная почта) или дней через 10 (если письмо отправлялось по почте, пошлите его с уведомлением) позвонить в архив, узнать исполнителя и попросить для ускорения дел выставить Вам счет на оказание данной услуги по факсу с подтверждением(без этого они не могут) по почте обычным письмом. Оплатив полученный по факсу счет, вышлите его на имя исполнителя по факсу и опять-таки с дублированием по почте. Таким образом все ускориться в десятки раз. И ждать Вам придеться не 2-3 месяца, находясь в длительной почтовой переписке, а 2-3 недели. Кстати таким же образом, но зная уже номер дела и номер страницы Вы сможете выслать запрос по установленной форме и на предоставление Вам ксерокопии. Просто постоянно держите связь с исполнителем Вашего запроса в архиве и у Вас все получиться. А все эти фирмы, это только "качалово". Денег на получение одного запроса Вам понадобиться не больше 1500 рублей, причем платить нужно будет дважды, первый раз аванс в фиксированной сумме (по счету), а второй раз уже в окончательный расчет (по счету с указанием перечня услуг). И вот после всех произведенных выплат Вам вышлют по почте документ. Опять-таки предупредите исполнителя, чтобы прежде чем оправлять Вам его по почте, Вам выслали его по факсу ну или по электронке (они это умеют). Удачи. Вот сай Главного архивного управления Москвы, где можно посмотреть формы документов. Не думаю, что они силь отличаются по другим архивам. Короче, может Вам пригодится
http://www.mosarchiv.mos.ru/page.aspx?cid=...34-d106970ae436

[потомок (из ВГД)]

Спасибо, Галина, за столь подробный совет. Только я уже послал факс и он был принят к исполнению. А почтой очень долго. Месяц туда - месяц обратно. Мне письма почтальоны носят редко, собирая их в охапку, пару раз в месяц (такой у почты стиль работы). Я это уже обговорил с архивом, что по почте жду только готовый результат, а все что до него - по факсу. А вот с интернетом у них проблемы. У них нет не только сайта, но даже электронного адреса. Вообще нет выхода в интернет в ГАРО. Денег на это не выделили. Так что только факс. А 1500 руб. "за один запрос" это что за расценки? У меня в запросе десяток документов. Если за все - то пожалуйста, а за каждый - дороже, чем через "фирму" получается. Я пока на стадии ожидания ответа о цене вопроса. Вообще ответа от них. ПОзваниваю им, но слышу в ответ "ждите".

 

P.S. Так Вы в результате получили то, что хотели из метрической книги, требующей реставрации, или тоже все еще ждете?

[ИринаФМ]

Расценки и условия работы в каждом архиве устанавливаются самим архивом или архивоуправлением области. Поэтому нельзя сравнивать цены и опыт общения в ЦИАМ и в ГАРО. Ксерокопии в ЦИАМ дорогие, там только за выдачу метрики на копирование берут в районе 300 р. Стандартные три листа метрики (обложка, запись+ восприемники) обходится в 500 р. А те же три листа из личного дела могут стоит гораздо дороже, т.к. тут уже может быть три документа. А кое где - 25 р/лист.

[Александрова Галина]

Здравствуйте Потомок....! Да я все получила в течение двух недель. А по поводу цен, получилось так: около 400 рублей предоплата, а потом за просмотр одной книги с меня попросили еще 100 рублей. Но я со своей стороны попросила уточнений. Тогда была взята еще одна книга. И вот за ответ по двум документам я заплатила вместе с предоплатой 950 рублей. Ну плюс минус копейки. Это без ксерокопирования, без каких-либо дополнительных розысков. Такие вот высокие расценки в ЦИАМе. А за справку из военного архива в Подольске с меня, например, ничего не взяли. Также бесплатно ответили в Бельском и в Смоленском архиве. Правда в Смоленском архиве ответы на протяжении 20 лет ко мне приходят с неизменным текстом не зависимо от моего запроса. Пишут, что доступ к интересующим меня сведениям не возможен из-за подтопления помещений архива. Мне кажеться, что Смоленский архив вообще на письма шлет подобные отписки. Все конечно же зависит от самих людей, их интереса к своей работе.

[ИринаФМ]

Галина, а Вы бы хоть раз в Смоленск съездили, чтобы так о работниках этого архива отзываться... Поработали бы разок в аврийном читальном зале, в котором треснул потолок... Сходили бы в хранилище (если Вас пустили бы), куда сотрудники ходят в касках, т.к. там кирпичи падают. Ну или хотя бы в инете об этом почитали.

[Lemur]

Зря вы так на Смоленский архив. Там очень хорошие люди работают и если есть возможность отвечаю на запросы, и цены у них кстати не сравнить с московскими То, что у них часть фондов не разобранные в аварийном хранилище - это факт, к сожалению там почти вся духовная консистория

 

Но есть и приятные новости - к 2012 году - архиву обещали построить новое здание На фоне прошедших исторических эпох это не такой уж и большой срок Так что будем надеяться

 

Галина, а что вас по Смоленску интересует ?

[Александрова Галина]

Спасибо большое за вопрос по моим интересам в Смоленске. Сейчас уже ничего не интересует. Просто 20 лет назад еще при СССР я по своему запросу о метрической выписке о своей прабабушке из ЦИАМа получила ложную информацию, по которой 20 лет разрабатывала, так сказать "смоленскую" ветку своих, а оказалось и не моих вовсе родственников. А вот теперь, когда смогла сама покапаться в документах ЦИАМа в читальном зале, выяснила, что была допущена ошибка. Да, пользуясь случаем, хочу еще раз обратиться в IrinaFM с просьбой посмотреть интересующую меня информацию в ЦИАМе. Irina я Вам написала в другой раздел форума, касающийся ЦИАМа, но, к сожалению Вы ничего не ответили по поводу моей просьбы. Помогите,а!

[ИринаФМ]

Галина, а не могли бы Вы зайти в тему "ЦИАМ", и, прежде чем сообщать, что я не ответила, прочесть мой вчерашний ответ Вам, и ОТВЕТИТЬ на заданные МНОЙ вопросы?