Перейти к контенту

Рекомендуемые сообщения

2.14. Выдача архивных документов

2.14.1. Архивные документы выдаются с письменного разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:

во временное пользование организации – фондообразователю или его правопреемнику (при наличии гарантийного письма);

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

для экспонирования вне архива (при наличии договора с организацией – организатором выставки);

для проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива (при наличии договора со специализированной организацией);

для служебных целей в архиве (только в отношении особо ценных документов и архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии).

В остальных случаях архивные документы, а также описи дел/документов могут выдаваться с разрешения заведующего архивохранилищем и (или) главного хранителя фондов.

 

Ага могут выдаваться, а могут не выдаваться очень хорошо. Все ведет к тому, чтобы не выдавать

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Вот это могут противоречат 6.1.2. Архив не вправе ограничивать или определять условия использования информации, полученной пользователем в результате самостоятельного изучения архивных документов и справочно-поисковых средств к ним или предоставленных ему архивом, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации, или установленных в договоре оказания информационных услуг пользователю.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах
4 часа назад, TatianaLGNN сказал:

6.1.2. Архив не вправе ограничивать или определять условия использования информации, полученной пользователем в результате самостоятельного изучения архивных документов

Мне кажется, ты неверно трактуешь этот пункт. "Использование полученной информации" - это когда ты уже посмотрела дело, что-то нашла и дальше используешь в публикациях, в своей родословной и т.д. Это ты можешь сообщать кому угодно. А тут

4 часа назад, TatianaLGNN сказал:

В остальных случаях архивные документы, а также описи дел/документов могут выдаваться с разрешения заведующего архивохранилищем и (или) главного хранителя фондов

речь идет именно о выдаче дел, а не об использовании информации.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах
4 часа назад, TatianaLGNN сказал:

6.1.2. Архив не вправе ограничивать или определять условия использования информации, полученной пользователем в результате самостоятельного изучения архивных документов

Мне кажется, ты неверно трактуешь этот пункт. "Использование полученной информации" - это когда ты уже посмотрела дело, что-то нашла и дальше используешь в публикациях, в своей родословной и т.д. Это ты можешь сообщать кому угодно. А тут

4 часа назад, TatianaLGNN сказал:

В остальных случаях архивные документы, а также описи дел/документов могут выдаваться с разрешения заведующего архивохранилищем и (или) главного хранителя фондов

речь идет именно о выдаче дел, а не об использовании информации.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Предложения от Максима Андреевича  и Дмитрия Пославского

Концептуальные замечания по проекту Правил

 

В проекте глобальная проблема с терминологической базой по тексту всего проекта НПА (подробнее см. комментарии в режиме рецензирования по тексту проекта). Такое ощущение, что кто-то сделал реферат из действующих Правил по памяти.

Также надо максимально полно перенести из действующих Правил все имеющиеся в нем нормы, лишь аккуратно поправив те, которые требуют обновления.

А такой подход, когда просто переписывают заново, вроде повторяя прежние Правила, но при этом без прямой взаимосвязи, это очень непрофессионально. Вообще, когда готовят новые редакции каких-то документов, то считается хорошим тоном делать сравнительные таблицы, по которым было бы видно "трансфер" старых норм в новые.

Это позволяет сразу увидеть, какие нормы действительно являются новыми, от каких полностью отказываются, а какие являются правопреемниками прежних, но в силу каких-то причин сформулированных новым образом.

Такой подход необходимо реализовать и в данном случае в виду того, что документ очень объемный, сложный и важный, а, значит, легко что-то нужное упустить или сознательно выкинуть.

 

Например:

 

1. Из раздела V проекта Правил абсолютно исключены нормы, которые есть в действующих Правилах.

В соответствии с п.5.3 действующих Правил «Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации)».

В соответствии с п.5.4.1 Правил «Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает: (…) информацию об условиях доступа и использования»

В соответствии с п.5.4.1.4 Правил «Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; о наличии фонда пользования.»

Аналогичные требования содержатся в Правилах по отношению к описательным статьям к единицам учета/хранения (п.5.4.2 и п.5.4.2.4 Правил), а также к описательным статьям на уровне архивных документов (п.5.4.3 и п.5.4.3.3 Правил).

Вместо всего этого теперь проект новых Правил содержит лишь один маленький последний абзац в п.5.4.2, не учитывающий всего вышеперечисленного.

В связи с этим примечательно, что согласно п.3.1.8 Порядка, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 03.06.2013 №635 пользователи читальных залов также были вправе «получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов». Тем не менее из новой редакции Порядка, за авторством Росархива также данное право пользователей исключено.

 

2. Согласно п.2.14.2 проекта Правил пользователям дела, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии (НФС), не выдаются (совсем!). Согласно ч.2 ст.25 Закона об архивном деле предусмотрен не полный запрет, а лишь ограничение доступа к таким делам. Получается, архивам категорически нельзя будет привлекать пользователей и волонтеров для оцифровки дел НФС в читальных залах. Пусть дела лучше сгниют, чем кто-то их скопирует? Кстати, полного запрета выдачи дел НФС в читальные залы нет даже в ныне действующих Правилах, утв. приказом Минкультуры № 19 от 18.01.2007 (см. п.5.1).

Аналогично с делами, имеющими фонд пользования. Если человек проводит работы по изучению палеографических особенностей архивных документов (водяные знаки, тиснение, переплет, печать и т.д.), то к подлинникам таких дел он доступ не получит, а по фонду пользования такую работу не провести. Или нередко бывают случаи, когда часть текста, особенно на сгибах, на фонде пользования не видна. Что делать в таких случаях?

Более того, согласно п.4.1.4 Порядка, утв. приказом Росархива № 143 от 01.09.2017, подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, … а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, ВЫДАЮТСЯ в порядке, установленном Правилами. Так почему же теперь в Правилах устанавливается полный запрет?

 

3. Почему исключен немаловажный п.5.11 Правил, утв. приказом Минкультуры № 19 от 18.01.2007, о возвращении подлинников архивных документов, относящихся к личным документам?

 

4. В п.6.3.3 проекта Правил исключен такой самостоятельный вид запросов как генеалогические. Если они вошли в состав тематических, то почему не дано определение тематического запроса?

 

И таких примеров можно привести массу. Все вышеперечисленное может свидетельствовать о намеренной и последовательной политике Росархива по ухудшению прав пользователей и намеренному злоупотреблению Росархива своими полномочиями в сфере нормотворчества путем исключения соответствующей обязанности архивов, направленных на нормализацию и открытость сведений об архивных документах в архивах.

 

 

Другие замечания по проекту Правил

 

1. Оправдано ли во многих местах дословное цитирование других НПА, ГОСТов и т.д.?

Формально это ничему не противоречит, но приведет к тому, что при изменении данных документов в Правила также придется вносить изменения.

 

2. Во многих пунктах даны ссылки на рекомендации, которые принимает Росархив, но не даны их выпускные данные. С другой стороны, рекомендации на то и рекомендации, что не обязательны к исполнению. Тогда зачем на них ссылаться в обязательном для исполнении НПА?

 

3. П.2.8.2 проекта Правил – штамп «Рассекречено» ставится в течение 6 мес после рассекречивания. Но без наличия такого штампа дело нельзя выдавать в читальный зал. Получается, что дело уже рассекречено, а его полгода могут не выдавать, затягивая с простановкой штампа? Может ввести норму, что в случае заказа дела пользователем такой штамп проставляется в течение 2 дней (это срок выдачи дел по заказу пользователя согласно п.4.1.7 Порядка, утв. приказом Росархива № 143 от 01.09.2017). Аналогично и с п.3.7.5 – внесение отметки о рассекречивании в течение 2-х мес сделает невозможным заказ пользователями дел, которые уже рассекречены, в течение всего этого срока.

 

4. П.6.1.2 проекта Правил – очень часто архивы в таких договорах устанавливают запрет публикации в интернете копий ЛЮБЫХ, даже дореволюционных архивных документов. Насколько правомерно такое условие договора, если архивные документы не подпадают под ограничения пп. 6.1.1 и 6.1.3? Может сделать такую оговорку, чтобы архивы не превышали свои полномочия? Или Рорсархив вместо того, чтобы установить четкие единые правила, все отдает на откуп архивам и предлагает по каждому факту запрета оценивать его законность и обоснованность в суде?

 

5. П.6.3.6 проекта Правил - исполнение тематических запросов и заказов на копирование архивных документов для физ.лиц платно. Однако муниципальные архивы, не являющиеся юр.лицами (архивные отделы администраций), не вправе оказывать платные услуги. Получается, они не будут исполнять тематические запросы и заказы на копирование от физ.лиц? В ныне действующих Правилах, утв. приказом Минкультуры № 19 от 18.01.2007 (см. п.5.8.1), все же предусмотрена возможность бесплатного исполнения тематических запросов физ.лиц. Может оставить ее хотя бы для муниципальных архивов, не являющихся юр.лицами?

 

6. Также не понятно, почему на любой вид работы (например, платный заказ на копирование) нужно обязательно заключать договор, а нельзя работать просто по счетам, что успешно делают большинство архивов? Ведь заключение договора, обмен подлинниками по почте существенно затягивает срок исполнения работ, несет относительно немаленькие почтовые расходы. Ныне действующие Правила, утв. приказом Минкультуры № 19 от 18.01.2007 (см. п.5.8.1) работу по счетам предусматривают («в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора)»).

 

7. Также проект Правил никак не регламентирует копирование пользователями справочно-поисковых средств (описей). Почему бы не установить четкие единые правила, чтобы предотвратить возможные конфликты пользователей с архивами (можно или нельзя копировать, в каком объеме, можно ли их публиковать и т.д.)?

 

8. Иные замечания - см. комментарии в режиме рецензирования по тексту проекта.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Сам проект с комментариями предлагается в электронном виде передать в совет. Кому нужен этот   файл, перешлю

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Предложения от Друзина

Замечания к Проекту Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда...

Общие соображения

К сожалению, в целом проект Правил очень мало учитывает произошедшие и намечающиеся изменения в архивной отрасли по части информационных технологий. Этой важной составляющей архивного дела должен быть посвящен отдельный раздел, если мы все-таки предполагаем развиваться, а не стагнировать. Понятно, что для большинства российских архивов это еще завтрашний день, но ряд архивов ушел уже настолько далеко, что предлагаемый проект не может удовлетворить всех потребностей и помочь в решении задач, стоящих сегодня перед современными архивами.

Категорически не хватает понятийного аппарата, в котором, наконец, были бы зафиксированы определения новых понятий, вошедших в архивную жизнь с информационными технологиями, например: «информационная система», «база данных», «электронный каталог», «электронная опись», «электронный документ», «электронное требование», «электронная книга выдачи», «запись», «оцифровка» и др.

По разделам

2.1. Организация документов в архиве. Ничего не сказано о принципах фондирования и устройства фондов электронных документов (изначально созданных в электронном виде), когда одна и та же организация – источник комплектования сдает документы как на бумажной основе, так и созданные в электронном виде.

2.14.6. Выдача архивных документов производится на основании заказа (требования) или акта о выдаче архивных документов во временное пользование, завизированных в соответствии с распределением ответственности согласно пункту 2.14.1 настоящих Правил. Заказ архивных документов пользователями может осуществляться через информационную систему архива. В части подачи требований через информационную систему не оговаривается обязательность для архива распечатки таких требований на бумаге, или достаточно наличия электронного требования?

2.14.7. Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи.

Допускается ведение регистрации выдаваемых архивных документов в информационной системе архива. Не указано, должна ли регистрация выдаваемых архивных документов в информационной системе архива обязательно дублироваться в бумажных книгах выдачи.

2.14.11. Электронные документы выдаются в виде копий электронного фонда пользования. Не регламентируется порядок выдачи электронных документов (созданных в электронном виде). Отсутствие специального регламента означает ограничение в выдаче таких дел как по количеству, так и по срокам работы с данными делами. Учитываются ли такие дела в общем количестве выданных дел (в ед.хр. или листаже)?

2.14.8. Получение работником архива или пользователем каждой единицы хранения подтверждается в книге выдачи его личной подписью.

При выдаче архивных документов в читальный зал за каждую полученную единицу хранения расписывается работник читального зала.

Факт возврата каждой единицы хранения в архивохранилище подтверждается личной подписью принявшего ее работника.

Получение и возврат каждой единицы хранения пользователем от работника читального зала фиксируется в заказе (требовании) в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.

Исполненный заказ (требование) пользователя хранится в его личном деле.

Никак не регламентировано использование информационной системы для движения дел.

2.17.2. Отнесение архивных документов к особо ценным осуществляет экспертно-проверочная комиссия (далее – ЭПК) соответствующего федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки.

Возможна ли процедура независимой экспертизы принятых на ЭПК решений. Запрещение копирования дел ОЦ собственными или арендованными у архива техническими средствами вызывает опасение в немотивированном присвоении делам статуса ОЦ. (В РГИА – 68 % дел ОЦ, в РГАДА – 72 %).

 

2.19.5. Выдача фонда пользования осуществляется:

в электронном виде:

Не регламентируется порядок выдачи. Отсутствие специального регламента означает ограничение в выдаче таких дел как по количеству, так и по срокам работы с данными делами. Учитываются ли такие дела в общем количестве выданных дел (в ед.хр. или листаже)? В частности, фонд пользования на пленочных носителях учитывается как ед. хр.

 

3.9.2. Учет особо ценных документов ведется по:

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях дел/документов в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учета проставляется отметка «ОЦ».

Не регламентируется проставление отметки «ОЦ» в описях, размещенных в отсканированном виде или формате базы данных в информационной системе архива. Т.е. данная отметка регулирует некоторые права и обязанности пользователей, она должна присутствовать в доступном пользователю в том числе научно-справочном аппарате.

 

3.14. Учет электронного фонда пользования

3.14.1. Единицей хранения электронного фонда пользования является электронная копия единицы хранения/единицы учета архивных документов.

В описях дел/документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется отметка «ЭФП».

Не регламентируется проставление отметки «ЭФП» в описях, размещенных в отсканированном виде или формате базы данных в информационной системе архива. Информирование пользователей о наличии электронного фонда пользования в удаленном режиме представляется важным.

 

5.2.2. В систему справочно-поисковых средств архива в качестве вспомогательных архивных справочников по решению архива могут включаться служебные картотеки, каталоги, реестры и другие справочники, поступившие в архив из источников комплектования.

Росархив декларировал, что все справочно-поисковые средства архива должны быть доступны в удаленном и свободном режиме. Таким образом, архив будет не заинтересован включать в систему справочно-поисковых средств архива служебные картотеки, каталоги, реестры и другие справочники, а будет использовать их самостоятельно с наложением служебных ограничений для пользователей. Желательно переформулировать данное положение.

 

5.2.3. Архивные справочники, ведущиеся в электронном виде, должны быть в свободном доступе в информационно-телекоммуникационных сетях или в читальном зале архива (при его отсутствии – в другом помещении, предназначенном для работы пользователей).

Данная формулировка так же противоречит декларации Росархива о свободном размещении в удаленном доступе всех справочно-поисковых средств архива. Т.е. если справочник не ведется в электронном виде, то обязательства по его оцифровке и размещению в информационно-телекоммуникационных сетях с архива снимаются.

 

Так же в разделе V не дается определения и не рассмотрена структура электронной описи и обязательных структурированных данных записи на дело в информационно-телекоммуникационных сетях.

 

Электронные справочно-поисковые средства в информационной системе архива могут включать информацию на нескольких уровнях описания (см. пункт 5.3.1 настоящих Правил) и выполнять функции нескольких типов и видов справочников (см. пункты 5.4 – 5.8 настоящих Правил).

Эта формулировка представляется недостаточной. В целом, не указано значение «Электронного каталога» или «Информационной системы» как справочного средства архива, доступного в удаленном режиме. Наличия в них обязательных элементов. Отсутствуют отмеченные пункты 5.5-5.8 (т.е. другие виды справочников, размещаемых в сети)

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Татьяна Львовна, не увеличивай размер текста!

1. Его трудно читать.

2. Нарушаешь Правила форума (п.2.6).

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

И что мне делать с такой массой предложений и замечаний? Их даже озвучить тяжело. Сказать, что все плохо и потребовать все переделать? И какую реакцию мы получим?

 

Вот скажите, насколько принципиальна такая правка, чтобы на этом заострять внимание?

3 часа назад, TatianaLGNN сказал:

2.14.7. Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи.

Допускается ведение регистрации выдаваемых архивных документов в информационной системе архива. Не указано, должна ли регистрация выдаваемых архивных документов в информационной системе архива обязательно дублироваться в бумажных книгах выдачи.

 

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Валерий ну давай вообще молчать. Неужели трудно сказать, что проект сырой. Требует доработки, что его надо выложить в открытый доступ для обсуждения, как это было в прошлой раз по закону. Ты распечатай то, что коротко. Это 6 листов на два автора. А передай большой файл с комментариями.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

В конце концов ты единственный представитель всех нас там. И тебе отдуваться. Такое чувство, что ты боишься испортить с ними отношения.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Татьяна, "кукарекать" не важно по какому поводу есть не храбрость, а пиар. Надо понимать, что есть главное в 70 правках, которые написал твой знакомый юрист, а что есть казуистика. Надо понимать, что не обязан РОСАРХИВ и другие организации выкладывать на открытое обсуждение любой документ, трудно тебе это объяснять. Для начала еще раз прочитай устав Общественного Совета. А портить отношения и бояться мне там некого, и не с кем.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Андрей, исправлю.Это так скопировалось.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах
13 часов назад, Бибиков Валерий сказал:

Надо понимать, что не обязан РОСАРХИВ и другие организации выкладывать на открытое обсуждение любой документ

Валерий, любой документ действительно не обязаны. Но мы здесь и не "любой" документ обсуждаем, а проект нормативного правового акта, в отношении которых как раз есть жестко прописанные законодательством требования и процедуры к их принятию и предварительному рассмотрению.

Любой такой акт действительно должен пройти процедуру "общественных обсуждений" - не на форуме СВРТ конечно, есть специальные площадки.

В 07.12.2018 в 04:24, Бибиков Валерий сказал:

И что мне делать с такой массой предложений и замечаний? Их даже озвучить тяжело. Сказать, что все плохо и потребовать все переделать? И какую реакцию мы получим?

Да, можно сказать что все плохо, но тут важнее вопрос - как это сказать. Если будете как вы указали выше "кукарекать", то конечно никакой адекватной реакции не получите. А если сможете донести спокойным, но ясным языком, что на данном этапе документ сырой, не видна преемственность по сравнению с прежними (ныне действующими) Правилами, то вас могут услышать. Выступите с указанным Татьяной Львовной конструктивным предложением сделать сравнительную таблицу положений действующих Правил и новых. А то ведь никто даже и не заметит с первого раза, что именно изменилось - что появилось новое, а что полностью "под шумок" исчезло старого.

Меня например очень беспокоит замечание, написанное в файле в примечании к п.5.1 Правил.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Спасибо за советы. Собрание прошло, уж как у меня получилось донести - смотрите видео. Я обещал передать замечания рабочей группе, попрошу Вас сгруппировать их в единый документ оставив только самое важное, а не 70 пунктов замечаний. Чем меньше будет замечаний, тем больше будет шансов, что их учтут. Или из большого количества выберут самые приемлемые для ведомства. Окончательный документ будет размещен у них на сайте.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Насчёт сканеров, беда, что мы назвали конкретный сканер.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Переслал  в РОСАРХИВ откорректированные предложения (всего 12) по поводу "Правил...".

Большое спасибо: Колесову Максиму, Пославскому Дмитрию и всем, кто принимал участие в этой работе.

Поделиться этим сообщением


Ссылка на сообщение
Поделиться на других сайтах

Создайте аккаунт или авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи

Создать аккаунт

Зарегистрировать новый аккаунт в нашем сообществе. Это несложно!

Зарегистрировать новый аккаунт

Войти

Есть аккаунт? Войти.

Войти

  • Недавно просматривали   0 пользователей

    Ни один зарегистрированный пользователь не просматривает эту страницу.

×

Важная информация

Пожалуйста, прочитайте Условия использования